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Configurer votre AutoTask pour être intégrable à Acomba

ARTICLE EN COURS DE RÉDACTION

Numéro de facture (Invoice Number)

Dans Autotask, chaque facture possède :

  • un ID interne (id) séquentiel et non modifiable;
  • un champ modifiable nommé Invoice Number (Numéro de facture).

Notre synchronisateur utilise le champ Invoice Number pour :

  1. 🔎 DÉTECTER les nouvelles factures à transférer.
    • Si le champ est VIDE, le synchronisateur va tenter de pousser cette facture vers votre ERP
  2. ✏️ Y inscrire :
    • En cas de succès ✅: le numéro de la facture qui a été créée dans votre ERP
    • En cas d’erreur  ❌:  le champ contient plutôt le numéro du ticket d’erreur Autotask créé, qui renferme le message retourné par Acomba.

Exemple :

facture autotask vers Acomba - valeur du champ numéro de facture

 

Configuration requise pour les numéros de factures

Désactiver la numérotation automatique dans Autotask

Pour permettre au synchronisateur de détecter les factures AutoTask à synchroniser et d’y inscrire le numéro de facture de votre ERP dans Autotask, il faut désactiver la numérotation automatique.

  1. Dans Autotask, allez dans Admin > System Settings.
  2. Ouvrez la section Contracts.
  3. Dans l’option Next invoice number (leave blank to disable auto-numbering) :
    • laissez la valeur vide (aucun texte);
    • l’écran affichera alors : Not Enabled.

Ainsi, chaque nouvelle facture disposera, comme toujours, d’un ID de facture — un numéro incrémental unique qui l’identifie dans Autotask — mais le champ Invoice Number restera vide.

Pour RELANCER la création d’une facture autotask

Il suffit de vider le champ ‘Invoice Number’, appuyer sur ‘SAVE’ puis relancer la synchro (ou attendre qu’elle se relance).

Associer les Billing Codes d’Autotask aux Groupes de produits Acomba

Pour que les items, produits et services soient correctement créés dans Acomba,
chaque Billing Code d’Autotask doit être relié à un Groupe de produits Acomba.
Ce lien se fait via le champ External Number du Billing Code.

Étapes

  1. Dans Autotask, allez à Admin → Features and Settings.
  2. Dans la section Finances, Accounting and Invoicing, cliquez sur Billing Code.
  3. Pour chaque Billing Code utilisé sur vos factures :
    1. Ouvrez l’élément en mode édition.
    2. Dans le champ External Number, saisissez le numéro du Groupe de produits Acomba correspondant (valeur valide existant dans Acomba).
    3. Enregistrez.

Comportement lors de la création de facture

Au moment de créer la facture dans Acomba :

  • Si la ligne possède un code produit valide (déjà présent dans Acomba), ce produit est utilisé (et le groupe de produit attaché à ce produit).
  • Si la ligne n’a pas de code produit ou si le code n’est pas trouvé dans Acomba, le Groupe de produits renseigné dans le champ External Number du Billing Code sera utilisé

Bonnes pratiques

  • Créez au préalable dans Acomba tous les Groupes de produits nécessaires (codes et descriptions clairs).
  • Maintenez un mapping à jour de vos Billing Codes → Groupes Acomba, surtout si vous ajoutez de nouvelles catégories de facturation.
  • Testez une facture type (avec et sans code produit) pour valider le comportement attendu.

 

Créer une Catégorie de ticket pour les erreurs de synchronisation

Lorsqu’une erreur de synchronisation survient, le système crée automatiquement un ticket contenant le détail de l’erreur.

Ce ticket sera créé en utilisant une “Catégorie de ticket” comme base de création, pour sélection un client, la priorité du ticket, etc…

Étapes de configuration

  1. Accédez au menu Admin → Features and Settings → Service Desk (Tickets) → Ticket Categories.
  2. Créez ou modifiez une catégorie de ticket.
  3. 💡 Suggestion : utilisez un nom explicite comme ERP Sync Errors.

Inscrire le nom de la catégorie dans votre configuration:

Dans la configuration du tenant, indiquez le nom exact de cette catégorie.

❗Si vous ne souhaitez pas que des tickets soient créés automatiquement, entrez simplement le nom suivant dans la configuration du tenant : NO_TICKET

Champ d’association avec l’identifiant de votre ERP

Lorsqu’un client, un produit ou un fournisseur est créé dans Acomba,  le système Acomba lui attribue un identifiant interne distinct du numéro (client, produit, fournisseur).

Cet identifiant interne ne change jamais, même si vous modifiez par la suite le numéro de client, de produit ou de fournisseur.

Création d’un UserDefinedField (UDF) dans Autotask

Afin de maintenir un lien fort et permanent entre Autotask et Acomba, il est nécessaire de créer un User Defined Field (UDF) dans Autotask, pour les entités Compagnies et Produits.

Pour s’y rendre:

Puis ensuite, cliquer sur Compagnies, et Product, et créer le champ :

 

⚠️Attention! Le nom doit être EXACTEMENT :  ERPConnector_ERPInternalId

Grâce à ce champ :

  • lorsqu’un produit, client ou fournisseur est créé dans Acomba, la clé interne générée par Acomba est retournée puis stockée dans Autotask ;
  • il devient possible de détecter, par exemple, qu’un numéro de produit ou un numéro de client a été modifié dans Acomba, sans perdre la correspondance entre les systèmes.

Priorité de l’identifiant

  • Clients : si votre configuration utilise déjà l’ID de client Autotask comme numéro de client Acomba, cette mécanique n’aura pas priorité.
  • Produits : l’identifiant interne Acomba prime toujours et sert de référence principale.

Bonnes pratiques

Il ne faut jamais modifier manuellement la valeur de ce champ dans Autotask.
La seule action possible est de vider le champ pour forcer une recréation ou un remappage,
si le numéro de client ou de produit existe déjà dans Acomba.